Usuarios del sistema (Roles)

Administrador

El rol de "Administrador" en el sistema confiere un conjunto completo de privilegios y responsabilidades. Esto incluye la capacidad de crear y actualizar usuarios, así como eliminarlos cuando sea necesario. Los Administradores también tienen la facultad de asignar roles y permisos específicos a los usuarios según las necesidades del sistema. Además, cuentan con acceso a todos los formularios de carga de datos, lo que les permite gestionar y consultar información de manera integral. Los Administradores tienen el privilegio de registrar nuevas organizaciones en el sistema, realizar auditorías de registros para garantizar la integridad de los datos, restaurar registros eliminados en caso necesario y consultar información del panel de control de los módulos de la aplicación en caso de que existan. Cuentan con la posibilidad de realizar respaldos regulares de la base de datos para garantizar la seguridad y la disponibilidad de los datos en todo momento.

Desarrollador

El rol de "Desarrollador" tiene privilegios de acceso a la parte de los registros de la aplicación y a la sección donde se muestran los elementos visuales para agregar nuevos módulos en el panel administrativo del sistema. Las responsabilidades principales de este rol incluyen: Acceso a los Logs de la Aplicación: El desarrollador puede acceder y gestionar los registros de actividad de la aplicación, lo que le permite realizar un seguimiento detallado de eventos, errores y datos de rendimiento para diagnóstico y mejora. Gestión de Elementos Visuales: En el panel administrativo, el desarrollador tiene acceso a la sección que muestra los elementos visuales disponibles para la creación de nuevos módulos, lo que facilita la personalización de la interfaz de usuario según sea necesario.

Talento Humano

El rol de "Talento Humano" en el sistema es responsable de llevar a cabo la gestión integral de los recursos humanos de la organización. Los usuarios con este rol tienen la capacidad de realizar una serie de funciones clave relacionadas con la administración del personal. Entre las principales responsabilidades de un usuario con el rol de "Talento Humano" se encuentra la carga y administración de la información de todo el personal de la organización, lo que incluye datos personales, historiales laborales y de formación, entre otros. Esto garantiza un seguimiento completo y organizado del capital humano de la organización. Además, este rol se encarga de la gestión de la nómina, lo que implica establecer y mantener los tabuladores salariales de los empleados, así como generar de manera precisa los pagos correspondientes a cada uno de ellos. Esto asegura que los empleados reciban una remuneración adecuada y acorde con las políticas salariales de la organización. El usuario con el rol de "Talento Humano" también tiene la capacidad de realizar ajustes en las tablas salariales cuando sea necesario, lo que permite adaptarse a cambios internos o externos en la organización. Otra responsabilidad importante es gestionar las solicitudes de los trabajadores, que pueden incluir solicitudes relacionadas con prestaciones sociales, permisos y vacaciones. Esto asegura que las solicitudes se registren y gestionen de manera adecuada.

Presupuesto

El rol de “Presupuesto” se encarga de administrar la ejecución presupuestaria de la organización. Esto implica la gestión de diversas funcionalidades clave, que abarcan desde la gestión de proyectos, acciones centralizadas y/o acciones específicas, hasta la administración de fuentes y tipos de financiamiento. Además, este rol se encarga del mantenimiento del clasificador presupuestario y de la formulación de presupuesto, así como de llevar a cabo modificaciones presupuestarias, como créditos adicionales, reducciones y traspasos de recursos. Asimismo está a cargo de supervisar la ejecución presupuestaria, lo que incluye el registro de compromisos financieros. Finalmente, este rol genera y accede a una variedad de informes relacionados con los procesos presupuestarios, como el mayor analítico, disponibilidad presupuestaria, presupuesto consolidado y presupuesto formulado, para proporcionar una visión completa y detallada de la situación financiera de la organización.

Compras

El rol de "Compras" en el sistema desempeña un papel fundamental en la gestión de los procesos de solicitud y adquisición de bienes/productos/servicios para la organización. Entre sus funciones destacan la configuración de procesos y registros comunes, la gestión de requerimientos y presupuestos, el mantenimiento de una base de datos de proveedores, la planificación estratégica de compras, y el seguimiento de la disponibilidad presupuestaria. Además, este rol facilita la gestión de cotizaciones y la generación de órdenes de compra/servicio de manera eficiente, asegurando un proceso de adquisición efectivo y alineado con los objetivos y recursos de la organización.

Finanzas

El rol de "Finanzas" dentro del sistema tiene privilegios para la gestión financiera de la organización usuaria. Su enfoque principal se centra en dos áreas cruciales: el control de los pagos y la gestión de la conciliación bancaria. En cuanto al manejo de cuentas bancarias, este rol permite a la organización administrar sus cuentas bancarias de manera efectiva, lo que implica llevar un registro preciso de los saldos, movimientos y transacciones asociadas a estas cuentas, además, el rol de "Finanzas" facilita la creación y emisión de órdenes de pago, garantizando un proceso seguro y eficiente para realizar pagos a proveedores, empleados y otras partes interesadas. Esto contribuye a mantener un flujo de efectivo controlado y un registro transparente de las obligaciones financieras de la organización. Otro aspecto fundamental de este rol es el registro y seguimiento de los movimientos bancarios, lo que proporciona una visión detallada de todas las transacciones financieras, permitiendo un control adecuado de los recursos. La conciliación bancaria es una tarea crítica que realiza el rol de "Finanzas". Este proceso asegura que los registros financieros internos de la organización coincidan de manera precisa con los estados bancarios. Identifica y resuelve cualquier discrepancia, lo que es esencial para mantener la integridad y precisión de la información financiera.

Contabilidad

El rol de "Contabilidad" dispone de diversas herramientas para gestionar exhaustivamente los ingresos y egresos de la organización. Puede establecer y personalizar su propio plan o catálogo de cuentas patrimoniales. Este panel facilita tanto la carga masiva como el registro individual de cada una de estas cuentas. Además, el rol de "Contabilidad" ofrece funcionalidades adicionales, como la capacidad de convertir cuentas, lo que es esencial para adaptarse a las cambiantes necesidades financieras. Los usuarios de este rol también pueden realizar asientos contables, lo que garantiza un seguimiento preciso de las transacciones financieras de la organización. Uno de los puntos fuertes de este rol es la generación de informes financieros cruciales, que incluyen el Libro Diario, el Mayor Analítico y el Libro Auxiliar. Además, permite crear Estados Financieros esenciales, como el Balance de Comprobación, el Estado de Resultados y el Balance General. Estos informes son fundamentales para comprender la estructura de costos y tomar decisiones informadas en beneficio de la organización.

Almacén

El rol de "Almacén" tiene privilegios para desarrollar el enfoque la gestión de los insumos y materiales utilizados por la organización. Entre sus funcionalidades clave se encuentran la carga de información sobre almacenes e insumos en el sistema, lo que permite un seguimiento detallado de los recursos disponibles, además, este rol facilita el proceso de solicitud de insumos, lo que garantiza una administración eficiente de las necesidades de la organización. Asimismo, se encarga de supervisar y registrar los movimientos de insumos entre diferentes almacenes, lo que es esencial para mantener un inventario preciso y optimizar la distribución de recursos. El rol de "Almacén" también ofrece la capacidad de generar informes relacionados con la gestión de almacenes, proporcionando información crucial sobre la disponibilidad de insumos y materiales en tiempo real.

Bienes

El rol de "Bienes" en el sistema se enfoca en automatizar y gestionar eficientemente los procesos relacionados con los bienes de una organización. Este rol abarca una serie de funcionalidades clave que incluyen la configuración del clasificador de bienes para una organización específica, permitiendo una organización estructurada y precisa de los diferentes tipos de bienes. El rol de "Bienes" permite el registro completo de los bienes, lo que abarca desde su adquisición hasta su desincorporación. Esto facilita un seguimiento detallado de la propiedad de los bienes y su estado en cualquier momento. El rol también gestiona asignaciones y desincorporaciones de bienes, lo que garantiza un control adecuado de la distribución y utilización de los activos en la organización. Además, ofrece la capacidad de realizar solicitudes de bienes de manera eficiente, lo que asegura que los recursos estén disponibles cuando se necesiten. El rol de "Bienes" genera informes relacionados con la gestión de los bienes, proporcionando una visión completa de la situación y el estado de los activos de la organización.

OAC

El usuario con el rol de "OAC" en el sistema desempeña un papel esencial en la gestión de las solicitudes realizadas por personas externas a la organización. Este rol implica la capacidad de interactuar de manera efectiva con el público y garantizar una atención de alta calidad. Un usuario con el rol de "OAC" tiene la habilidad de configurar de manera general los procesos relacionados con la atención al ciudadano. Esto implica la personalización de formularios y flujos de trabajo para adaptarse a las necesidades específicas de la organización y garantizar una atención eficiente y satisfactoria, además, este rol permite recibir y registrar las solicitudes que llegan desde personas externas a la organización. Esto incluye la gestión completa de las solicitudes, desde su recepción hasta su resolución, lo que implica un seguimiento constante para asegurar que se atiendan de manera oportuna y adecuada. El usuario con el rol de "OAC" también tiene la capacidad de generar informes relacionados con las solicitudes y la atención al ciudadano. Estos informes son valiosos para evaluar la eficiencia de los procesos, identificar áreas de mejora y proporcionar datos sobre el desempeño de la organización en la atención al público. Adicionalmente, este rol permite cargar y gestionar un cronograma de actividades relacionadas con la atención al ciudadano. Esto facilita la planificación y el seguimiento de tareas específicas, asegurando que se cumplan los plazos y se brinde un servicio eficiente y organizado.

Firma Electrónica

Un usuario con el rol de "Firma Electrónica" en el sistema tiene la responsabilidad de gestionar y asegurar la autenticidad y la integridad de documentos electrónicos. Este rol permite llevar a cabo una serie de acciones esenciales para la firma electrónica y la verificación de documentos:

El usuario con el rol de "Firma Electrónica" tiene la capacidad de acceder al módulo de firma electrónica del sistema, lo que le permite utilizar las herramientas y funciones disponibles en dicho módulo. Uno de los aspectos fundamentales de este rol es la capacidad de actualizar y cargar certificados digitales en formato P12. Esto asegura que el certificado utilizado para la firma electrónica esté actualizado y sea válido, lo que es crucial para garantizar la seguridad de las transacciones electrónicas. El usuario también puede eliminar certificados P12 cargados previamente en el sistema, lo que puede ser necesario por razones de seguridad o actualización. Una de las tareas principales de este rol es firmar documentos electrónicamente, lo que garantiza que los documentos sean auténticos y que su contenido no haya sido alterado desde la firma. Esta función es esencial para transacciones electrónicas seguras, además de firmar documentos, el usuario con el rol de "Firma Electrónica" puede verificar la firma electrónica de un documento existente. Esta capacidad permite asegurarse de que un documento previamente firmado sea auténtico y que la firma sea válida.

Usuario

El rol de "Usuario" solo tiene acceso, inicialmente, a entrar al sistema para actualizar y consultar información general de sí mismo como datos personales y perfil, no tiene permisos asignados de base, a medida que se le asignan permisos adicionales, los usuarios pueden consultar información específica dentro de áreas concretas de la aplicación, por ejemplo, podrían acceder a consultas de constancias de trabajo en el módulo de Talento humano o revisar pagos realizados en el módulo de Finanzas, siempre en el caso que dichos módulos de la aplicación existan y siempre limitados a su propia información.